Handbuch Sekretariat

Erstmals haben im HANDBUCH SEKRETARIAT die im deutschsprachigen Raum fUhrenden Vereinigungen und Weiterbildungsinstitutionen als Herausgeber zusam­ mengearbeitet: - der Bund Deutscher SekreHirinnen e. V. - BDS, - der Deutsche SekreUirinnen-Verband e. V. - DSV, - die Sekretarinnen-Akademie e. V. - SAK, - das Sekretarinnen-Kolleg der Akademie fUr FUhrungskrafte der Wirtschaft e. V. - AFW, - die Redaktion der Zeitschrift SEKRETARIAT. Die Institutionen werden auf den Seiten XX -XXIII vorgestellt. Das HANDBUCH SEKRETARIAT ist das zentrale Nachschlagewerk im BUro. Es bietet komprimierte Erfahrung aus zahlreichen Trainings-und Weiterbildungssemina­ ren. Autoren, die das Umfeld und die Aufgaben der Sekretarin genau kennen, geben hier nUtzliches Know-how und Anregungen fUr den BUroalltag und besondere Situa­ tionen weiter: - Teil 1 macht deutlich, welche Anforderungen heute an Sekretarinnen gestellt wer­ den, und zeigt Perspektiven auf. - Die Beitrage in Teil 2 vermitteln konkretes Know-how zu den Standardaufgaben wie beispielsweise Postbearbeitung, Organisation der Ablage, Vorbereitung von Tagungen und Geschiiftsreisen. - In Teil 3 geht es urn Psychologie und Rhetorik: urn Konfliktmanagement im Sekre­ tariat, urn GerUchte, wirkungsvolle Prasentation, urn Zeitmanagement und Lebensplanung. - Teil4 enthalt Informationen aus den Bereichen Recht und Wirtschaft, von Arbeits­ vertrag bis Umweltschutz. - leil 5 gibt Anregungen zur Personlichkeitsentwicklung. - Teil6 umfaBt unter anderem ein Computer-ABC und weitere Informationen zum Nachschlagen. AuBerdem sind in diesem Teil Adressen von Weiterbildungsinstitu­ tionen und viele andere nUtzliche Adressen aufgefUhrt. So ist das HANDBUCH SEKRETARIAT ein kompetenter Ratgeber fUr die Berufsan­ fangerin, die erfahrene altere Kollegin und die engagierte Wiedereinsteigerin.

1: Berufsbild.- Die Sekretärin im Management, Rückblick ― Standortbestimmung ― Ausblick.- 1. Der lange Weg ins Management ― Eine kleine historische Betrachtung zum Werdegang der Sekretärin als Frau in Beruf und Gesellschaft.- 1.1 Die Frauenbewegung während der Industrialisierung im vergangenen Jahrhundert.- 1.2 Das Büro als neue berufliche Wirkungsstätte der Frau.- 1.3 Die Sekretärin im Rahmen einer autoritär-patriarchalischen Führungsordnung.- 2. Sekretärin heute ― Die Sekretärin im Rahmen eines modernen Managements.- 2.1 Besonderheiten der Zusammenarbeit zwischen Chef und Sekretärin.- 2.2 Das Sekretariat als Schaltstelle im Rahmen der zwischenmenschlichen Beziehungen.- 2.3 Bezugspunkte für die Tätigkeit der Sekretärin.- 2.4 Gefahren bei der Weitergabe von Informationen.- 2.5 Die Sekretärin bei Abwesenheit des Chefs.- 2.6 Die Sekretärin als Platzhalterin des Chefs.- 2.7 Die Sekretärin im Umgang mit dritten Stellen im Unternehmen.- 2.8 Die Sekretärin als Beraterin des Chefs.- 3. Von der Chefsekretärin zur Führungsgehilfin und Chefassistentin ― Zukunftsweisende Aufgaben der Sekretärin.- 3.1 Die Sekretärin als Führungsgehilfin des Chefs.- 3.2 Die Sekretärin als Assistentin des Chefs bei der internationalen Kontaktpflege.- 3.3 Die Sekretärin als Spezialistin auf dem Gebiet der neuen Technologie.- 4. Zusammenfassung und Ausblick.- Anforderungsprofil und Berufsbild der Sekretärin.- 1. Anforderungsprofil.- 1.1 Erscheinungsbild/Persönlichkeit.- 1.2 Fähigkeiten.- 1.3 Fertigkeiten.- 2. Berufsbild.- 2.1 Hauptaufgaben.- 2.2 Sonderaufgaben.- 2.3 Unterstellung.- 2.4 Überstellung.- 2.5 Kompetenzen.- 2: Arbeitstechniken.- Korrespondenz.- Postbearbeitung.- 1. Posteingang.- 1.1 Grobsortieren.- 1.2 Öffnen der Post.- 1.3 Inhalt der Briefsendung ― Entnahme und Leerkontrolle.- 1.4 Eingangsstempel und Verteilervermerke.- 1.5 Vorbereiten der Eingangspost.- 2. Postausgang.- 2.1 Unterschriftvorbereitung und Einholen der Unterschrift.- 2.2 Kontrolle der Anlagen und des Verteilervermerks.- 2.3 Anfertigen von Kopien.- 2.4 Verteilen der Kopien und Adressieren der Sendungen.- 2.5 Kuvertieren, Verschließen und Frankieren der Sendungen.- 3. Anmerkungen.- Erfolgreich telefonieren.- 1. Hilfsmittel.- 2. Positives Gesprächsklima.- 2.1 Mißverständnisse schaffen Mißverhältnisse.- 2.2 „Blickkontakt“ am Telefon.- 2.3 Die Formulierung ist das „Kleid“ des Inhalts.- 3. Effektives Telefonieren.- 3.1 Vorbereitet erreicht man mehr.- 3.2 Gesprächsführung: Wer geschickt fragt, der führt!.- 3.3 Nach dem Gespräch.- 4. Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern.- 5. Praktische Tips.- Vorbereiten, Durchführen und Nachbereiten von Konferenzen und Tagungen.- Wichtiges zum Thema „Protokoll“.- 1. Protokollarten.- 2. Beschlußprotokoll.- 3. Stichwortprotokoll.- 4. Kurzprotokoll.- 5. Wörtliches Protokoll.- 6. Ausführliches Protokoll.- 7. Standardwortschatz?.- Ablage im Sekretariat.- 1. Ablage im Sekretariat ― etwas Besonderes?.- 2. Organisation der Schriftgutentstehung.- 3. Weg mit dem Aktenstau!.- 4. Die Wahl der richtigen Ablagetechnik.- 5. Auf das Ordnungssystem kommt es an.- 6. EDV-Einsatz.- Geschäftsreise.- 1. Muster-Checkliste zur Vorbereitung einer Geschäftsreise.- 1.1 Akten/Arbeitsunterlagen.- 1.2 Aufenthaltsgenehmigung/Visa.- 1.3 Hotelreservierung.- 1.4 Kreditkarten.- 1.5 Reiseart.- 1.6 Reisemappe.- 1.7 Reiseplan.- 1.8 Telefonnummern.- 1.9 Terminplanung.- 1.10 Transfer.- 1.11 Vertretung.- 1.12 Währung/Devisen.- 1.13 Werbung/Geschenke.- 1.14 Zusammenstellung der Unterlagen.- 2. Muster-Checkliste für Abwesenheit des Chefs.- 2.1 Gesprächsnotizen.- 2.2 Postausgang.- 2.3 Posteingang.- 2.4 Telefon.- 3. Muster-Checkliste nach Rückkehr des Chefs.- 3.1 Bestätigungs- und Dankschreiben.- 3.2 Informationen.- 3.3 Protokolle/Reiseberichte.- 3.4 Reisekostenabrechnung.- 3.5 Termine.- 3: Kommunikation und Karriere.- Das Gespräch und seine Bedeutung für die Sekretärin.- 1. Gespräche aller Art im Sekretariat.- 2. Die Zielsetzung der Sekretariatsgespräche.- 3. Gesprächsführung kann man lernen.- 4. Orientierungshilfen für die Gesprächsführung der Sekretärin im beruflichen und privaten Bereich.- 4.1 Der Kontakt ― unerläßliche Voraussetzung für jedes Gespräch.- 4.2 Die Wahl des richtigen Gesprächsthemas.- 4.3 Der Verlauf des Gesprächs.- 4.4 Das Zuhören ― unerläßlicher Bestandteil eines fruchtbaren Gesprächs.- 4.5 Die eigene Meinung ― ein allergischer Punkt in der Gesprächsführung der Sekretärin.- 5. Besucher im Sekretariat ― Störfaktoren für die Sekretärin oder vorrangige Gesprächspartner?.- 5.1 Anhaltspunkte für das Verhalten der Sekretärin.- 5.2 Regeln für die Gesprächsführung der Sekretärin.- Konfliktmanagement im Sekretariat.- 1. Was ist ein Konflikt?.- 2. Orientierungspunkte für die Konfliktsteuerung.- 3. Die Vielfalt der zwischenmenschlichen Beziehungen im Sekretariat als Konfliktstoff.- 3.1 Der Chef.- 3.2 Die Mitarbeiter des Chefs.- 3.3 Andere Mitarbeiter.- 3.4 Die Außenwelt.- 4. Der Chef ― Konfliktgrund Nummer eins.- 5. Die „innere Kündigung“ ― ein brisanter Konfliktstoff.- 6. Der Betriebsrat ― ein schwieriger Fall.- 7. Problemfeld Information.- 8. Zusammenfassung.- Gedanken über Gerüchte in Organisationen.- 1. Sie gehören dazu.- 2. Es gibt Rollen, die eignen sich.- 3. Vom Wesen der Gerüchte.- 3.1 Das Gerücht von den Marsmenschen.- 3.2 Gerüchte in einem Unternehmen.- 4. Ursachen für Gerüchte.- 4.1 Fehlende oder mangelnde Informationen.- 4.2 Fehlendes Vertrauen in die Aussagen des Informanten.- 4.3 Gestörte Beziehungen zwischen Personen oder Gruppen.- 4.4 Gerüchte als Hilfsmittel, Politik zu machen.- 4.5 Mangelndes Verständnis und fehlende Qualifikation.- Literatur.- Berichtswesen/Informationsfluß.- 1. Was heißt Berichtswesen?.- 2. Die Gestaltung des Berichtswesens.- 2.1 Der Informationsinhalt des Berichtswesens.- 2.2 Die Organisation des Berichtswesens.- 2.3 Die Technik des Berichtswesens.- 3. Zusammenfassung.- Regeln zur Vorbereitung, zum Aufbau und zur Durchführung einer wirkungsvollen Präsentation.- 1. Vorbereitung.- 2. Aufbau.- 3. Durchführung.- Zeitmanagement und Lebensplanung.- 1. Wo geht eigentlich Ihre Zeit hin?.- 1.1 Wie die Zeitinventur durchgeführt wird.- 1.2 Wie die Zeitinventur ausgewertet wird.- 1.3 Wie Sie sich bei Störungen verhalten können.- 1.4 Wie Sie sich aus selbst aufgestellten Zeitfallen befreien.- 2. Wie Sie feststellen können, was Ihnen wichtig ist.- 3. Wie Sie realistische Zeitpläne aufstellen.- 3.1 Die Arbeit mit einem Zeitplanungsbuch.- Was ist beim Start in einer neuen Position zu beachten?.- 1. Die eigene Vorbereitung.- 2. Die Vorbereitung des Unternehmens.- 3. Der erste Eindruck.- 4. Das persönliche Einarbeitungsprogramm.- 4.1 Wie richten Sie Ihren Arbeitsplatz ein?.- 4.2 Wie gewinnen Sie Ihren Chef für sich?.- 4.3 Wie stellen Sie sich auf Ihren neuen Chef ein?.- 4.4 Wie gewinnen Sie Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen für sich?.- 4.5 Ihr Einstand.- 4.6 Zeit und Zwang zum Lernen.- 5. Die Probezeit ― eine Chance für beide Seiten.- 4: Recht und Wirtschaft.- Einführung in das Recht.- 1. Wesen des Rechts.- 2. Formen des Rechts.- 3. Systematik des Rechts.- 3.1 Öffentliches und privates Recht.- 4. Grundbegriffe des Rechts.- 5. Rechtsfindung.- Grundgesetz.- 1. Entstehung.- 2. Grundlagen.- 2.1 Demokratiegebot.- 2.2 Rechtsstaatsprinzip.- 2.3 Sozialstaatsprinzip.- 2.4 Bundesstaatlichkeit.- 2.5 Grundrechte.- 3. Verfassungsentwicklung.- Pressefreiheit.- 1. Pressefreiheit als Freiheit gesellschaftlicher Kommunikation.- 2. Inhalt der Pressefreiheit.- 3. Zensur.- Arbeitsvertrag/Arbeitszeugnis.- 1. Arbeitsvertrag.- 1.1 Grundsätzliche Bemerkungen.- 1.2 Abschluß des Arbeitsvertrages.- 1.3 Inhalt von Arbeitsverträgen.- 1.4 Rechte und Pflichten des Arbeitsvertrages.- 2. Arbeitszeugnis.- 2.1 Grundsätzliche Bemerkungen.- 2.2 Anspruch auf Arbeitszeugnisse.- 2.3 Inhalt und Formulierung qualifizierter Zeugnisse.- Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)/Betriebsrat.- 1. Grundsätzliche Bemerkungen.- 2. Das Betriebsverfassungsgesetz von 1972 (BetrVG).- 3. Der Betriebsrat.- 3.1 Sozialer Bereich.- 3.2 Personeller Bereich.- 3.3 Wirtschaftlicher Bereich.- Der Jahresabschluß.- 1. Die Bestandteile des Jahresabschlusses.- 1.1 Aufstellungspflicht und Aufgabe des Jahresabschlusses.- 1.2 Die Bilanz.- 1.3 Die Gewinn- und Verlustrechnung.- 2. Die Aufstellung des Jahresabschlusses.- 2.1 Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.- 2.2 Bilanzierung nach dem Handelsrecht.- 2.3 Bewertung nach dem Handelsrecht.- 3. Prüfung, Feststellung und Offenlegung des Jahresabschlusses der Kapitalgesellschaft.- 3.1 Prüfung des Jahresabschlusses.- 3.2 Feststellung des Jahresabschlusses.- 3.3 Offenlegung des Jahresabschlusses.- Aufbau- und Ablauforganisation.- 1. Begriffsbestimmungen.- 2. Die Aufbauorganisation.- 2.1 Der horizontale Aufbau.- 2.2 Der vertikale Aufbau (Weisungssysteme im Unternehmen).- 3. Die Ablauforganisation.- Führungsstile.- 1. Führungsverhalten und Führungsstil.- 2. Der autoritäre Führungsstil.- 3. Der patriarchalische Führungsstil.- 4. Der kooperative Führungsstil.- 5. Der situative Führungsstil.- 6. Die Wirkung von Führungsstilen.- 7. Führungstechniken.- Firmenkultur.- 1. Die Elemente der Firmenkultur.- 1.1 Die Unternehmens-Wirklichkeit.- 1.2 Normen und Wertvorstellungen.- 1.3 Vorbilder.- 1.4 Haltungen und Rituale.- 1.5 Das kulturelle Netzwerk.- 2. Schritte auf dem Weg zur eigenen Firmenkultur.- 2.1 Die Situations- oder Star-Kultur.- 2.2 Die Aktions-Kultur.- 2.3 Die Investitions-Kultur.- 2.4 Die Administrations- oder Prozeß-Kultur.- 3. Firmenkultur ― Garantie für langfristigen Unternehmenserfolg.- Steuern.- 1. Einkommensteuer.- 2. Umsatzsteuer.- 3. Gewerbesteuer.- 4. Vermögensteuer.- 5. Erbschaft- und Schenkungsteuer.- Wertpapiere und Börse.- 1. Die Basis für Wertpapiere.- 2. Was sind Wertpapiere?.- 2.1 Eine Urkunde als Handelsgegenstand.- 2.2 Wertpapierarten.- 3. Sicherheit von Wertpapieren.- 4. Wertpapiererträge.- 4.1 Zinsen.- 4.2 Dividende.- 4.3 Kursgewinn.- 5. Verbriefte Rechte in Wertpapieren.- 5.1 Verbriefte Rechte in Gläubiger-Papieren.- 5.2 Verbriefte Rechte in Aktien.- 6. Wer emittiert welche Wertpapiere?.- 6.1 Öffentliche Anleihen.- 6.2 Bankschuldverschreibungen.- 7. Die Börse.- 7.1 Kursbildung.- 7.2 Kurspflege.- 7.3 Wertpapiertechnik.- 7.4 Ein Geschäft für Profis.- Umweltschutz.- 1. Wirtschaftswachstum und Umweltschutz.- 2. Der Wald.- 3. Belastung von Boden, Wasser, Luft und Leben.- 4. Gefahren durch Kfz- und Lösemittel-Emissionen.- 5. Schutz der Atmosphäre durch FCKW-freie Spraydosen.- 6. Umweltemblem und Umweltzeichen.- 7. Maßnahmen am gewerblichen Arbeitsplatz.- 8. Zwölf Fragen zur Umwelt im Büroalltag oder: Was jeder einzelne leisten kann.- 5: Persönlichkeitsentwicklung.- ABC der Umgangsformen.- Bildung ― eine Lebensaufgabe, Gedanken zur Allgemeinbildung für Sekretärinnen.- 1. Spezialbildung und Allgemeinbildung bedingen sich gegenseitig!.- 2. Bildung ― früher ein Privileg, heute für alle möglich.- 3. Ansätze zur Erweiterung des Allgemeinwissens.- 3.1 Interessen und Informationsquellen.- 3.2 Bildungskurse in Seminaren und Gruppen.- 4. Lernen lernen ― was heißt das?.- Strategisch lernen ― So finden Sie Ihr Lernoptimum.- 1. Längerfristige Überlegungen.- 1.1 Auf welche Fähigkeiten wird es in Zukunft verstärkt ankommen?.- 1.2 Ziel- und Standortbestimmung.- 2. Welche Lernwege stehen zur Verfügung?.- 2.1 Das Lernen am Arbeitsplatz (on-the-job).- 2.2 Das Lernen im Seminar.- 2.3 Das Selbstlernen.- 3. So finden Sie Ihre optimale Lerntechnik.- 3.1 Defizit-Modell ist widerlegt.- 3.2 Techniken und Regeln zum besseren Einprägen.- 3.3 Mentales Training.- 3.4 Mind-mapping nach Tony Buzan.- 3.5 Lese- und Auswertungstechniken.- 3.6 Techniken zur Förderung der Konzentration.- 3.7 Neue Gewohnheiten aufbauen ― wie mache ich das?.- Literatur.- Fremdsprachen.- 1. Die Bedeutung von Fremdsprachen für die Sekretärin.- 2. Sprachen lernen.- 2.1 Auslandsaufenthalt.- 2.2 Lernen im Ausland.- Aus- und Weiterbildung.- 1. Die Bedeutung der Weiterbildung für die Sekretärin.- 2. Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen.- 2.1 Lehrgänge mit Abschluß.- 2.2 Andere Weiterbildungsmaßnahmen.- 3. Weiterbildung planen und durchführen.- 3.1 Bedarfsanalyse.- 3.2 Lernziele.- 3.3 Vorbereiten und Durchführen.- 3.4 Erfolgskontrollen und Umsetzen der Egebnisse.- 4. Ausblick.- Literatur.- 6: Nachschlageteil.- Computereinsatz im Sekretariat.- Wichtige Begriffe aus der Datenverarbeitung: Lexikon der EDV.- Groß oder klein, getrennt oder zusammen? ― Die häufigsten Zweifelsfälle der Rechtschreibung.- Akademische Grade.- Buchstabieralphabet.- Dienste der Post.- Adressen.- Auskunft bei sprachlichen Unsicherheiten.- Sekretärinnen-Verbände.- Mitgliedsschulen der Sekretärinnen-Akademie e. V..- Sekretärinnen-Schulen im DSV.- Weitere wichtige Veranstalter von Seminaren für Sekretärinnen.- Frauen-Organisationen.- Die Bundespräsidenten der Bundesrepublik Deutschland.- Die Bundeskanzler der Bundesrepublik Deutschland.- Bundesbehörden.- Bundesministerien.- Fraktionen des Deutschen Bundestages.- Pressestellen der Länderregierungen und der Wirtschaftsministerien.- Statistische Ä;mter.- Internationale Fremdenverkehrsämter.- Das Wichtigste in Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch für den Geschäftsbrief, das Telefongespräch, den Besucherempfang.- Literaturhinweise.- Die Autoren.- Stichwortverzeichnis.